Juan Drutman: resumen del libro 2da parte

_PERFIL ORGANIZADOR
Aspecto humano:
• Ser creativo
• Natural manejo de las relaciones públicas
• Autoridad, paciencia, disciplina y pasión
• Minucioso y exigente
• Conservar autodominio

Aspecto profesional:
• Capacitarse para conocer las técnicas
• Conducción de grupos o equipos de trabajo
• Aspirar hacer líder
• Contar con contactos con la prensa
• Base de datos de proveedores de servicio
• Contención del cliente
• Asesorarlo en los pasos a seguir
• Recursos psicológicos para actuar ante la reacción del público
• No hay edad ya que puede ser un adulto o un joven
• Vienen bien las críticas

_TIPOS DE EVENTOS
2 grandes campos:
• Los empresariales: congresos, ferias, exposiciones, lanzamientos de productos, seminarios, jornadas.
• Los sociales: eventos privados, afectivos. Casamientos, cumpleaños, etc.

_OBJETIVOS DEL EVENTO

• Hay que conocer bien al cliente y si es empresarial, quien es el impulsor del proyecto.
• Conocer a la empresa o la persona contratante, su espíritu y el mensaje que le damos nosotros.
• Réditos económicos y caritativos
• Entorno, contexto y el público al que va dirigido, lugar.

_MARKETING DE UNA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Estrategia de marketing:
• Inseparabilidad del prestador
• Participación de los usuarios
• Carácter perecedero de los eventos

_ Descubrir las oportunidades del mercado, nicho de mercado, donde la competencia no ha entrado.

_PASOS PARA EL ÉXITO (ficha técnica, plan de negocios)
1. Misión (que espera de su empresa)
2. Objetivos (logros en mediano y largo plazo)
3. Análisis FODA
4. Estrategia (camino para el logro de los objetivos)
5. Unidad de negocios ( los que pueden ser manejados en forma independiente de los otros)
6. Análisis del mercado
7. Segmentación del mercado
8. Posicionamiento (como el cliente nos percibe en su mente)
9. Desarrollo práctico (quienes son o serán mis clientes, que beneficios desean)
_ No vender los servicios, vender los beneficios que su servicio le ofrece al cliente.
10. Evalué (controle como marcha el plan de acción)

_PLANIFICACION

• Planteo estratégico
• Ejecutar tácticas inmediatas
• Definir el objetivo
• Lugar, objetivo, tiempo y ver que quiere el cliente
• Presupuesto disponible
• Definir el equipo que se encargara del evento
• Eventos mayores hay que agregar la relación con la prensa
• Respeto al tiempo y a la comodidad de los participantes/ calor, frió, lluvia
• Importante la cultura del publico

_PLANIFICACION DE EVENTO

EVENTO: es todo acontecimiento previamente organizado, que reúne a un determinado numero de personas, en tiempo y lugar pre establecidos que desarrollaran y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estimulo del comercio, la industria y el intercambio social y la cultura general.

_TIPOS DE EVENTOS

• Sociales: carácter festivo
• Cultural: comunicación en forma de transmisión de mensajes
• Deportivos: se desarrollaran competencias, aptitudes físicas
• Empresariales: lo plantean como una estrategia de marketing, para conocer a un nuevo producto o para mantener presencia
• Políticos


_IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

• Todos podemos organizar un evento
• Alto nivel de eficiencia, capacitación e información permanente
• Incluye tareas como las relaciones publicas, administración de recursos, ambientación, manejo de grupos

_ETAPAS

• Previsión
• Plantación
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control


_PAUTAS PARA EL ORGANIZADOR

• Delimitar las tareas
• Fijar bien los roles
• Designar el responsable de cada área
• Mantener informados y motivados a todos los que participan
• Valorizar y reconocer el aporte de cada uno
• Saber escuchar
• Compartir
• TODO ES UN TRABAJO EN EQUIPO

_TIEMPOS

• La etapa de preparación
• La etapa de desarrollo
• Ejemplos: un congreso precisa 1 año de preparación, un desfile de moda 8 meses de diseño y un 1 mes previo de relaciones con la prensa

_CRONOGRAMA DE DIFUSION

• Reuniones informativas para ver los responsables de cada área
• Atención a los aspectos complementarios
• Solicitud de auspicios( no para eventos sociales)
• Capacitación del personal: ejemplo, prueba de uniformes a los mozos.

_INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA

• Elección de sede, según la magnitud del evento

_AMBIENTACION

• Ambiente es el medio en que se vive
• Da la identificación al evento, marca un estilo

_DEFINICION DE AMBIENTACION Y DECORACION

• Ambientación: es contenedora de la decoración. Es la integración de la decoración. Es el estilo.
• Decoración: son los arreglos y componentes que se utilizan para adornar. Es más estático. Ejemplos: alfombras, plantas, pirotecnia.


_RECURSOS TECNICOS

• Saber aprovechar la tecnología
• Los avances técnicos crecen día a día
• Ofrecer a los clientes lo ultimo
• Ejemplos: equipos de sonido, cabinas de traducción, juego de luces y láser, etc.

_RECURSOS HUMANOS

1. Pasos para la integración del equipo humano:
• Búsqueda y selección
• Capacitación
• Delegación
• Supervisión

2. Determinar en cada nivel las relaciones y funciones
3. El personal eventual debe estar capacitado para una crisis.

_ PASOS INDISPENSABLES PARA SER UN BUEN ANFITRION

• Conocer al participante
• Atento al horario de arribo y partida
• Dejar un numero de teléfono para que nos puedan localizar (fijo y móvil)
• Una atención como ser una tarjeta de bienvenida manuscrita.