Tendencias en eventos corporativos

Tendencias en eventos corporativos

El evento es un componente cada vez más vital en las estrategias de marketing corporativo, a medida que las empresas se vuelven más expertas en cómo sacar partido a su eficacia.

Las empresas han ido adquiriendo y desarrollando sus conocimientos para utilizar las diversos formatos face-to-face y como éstos pueden combinarse con la mayor efectividad posible para alcanzar sus objetivos. Os traemos cuatro tendencias “top” en eventos corporativos:


Ferias y eventos, de la mano
Los eventos están encontrando su sitio, se están desarrollando como herramientas clave para la comunicación corporativa, y no constituyen ya una amenaza para la feria tradicional, por lo menos para la mayoría de las industrias. De hecho, todo lo contrario. A medida que los ejecutivos de marketing corporativo adquieren cada vez más conciencia de la eficacia de los eventos face-to-face, muchos están adoptando el evento como un complemento específico del formato ferial. Como resultado de ellos, los eventos corporativos están encontrando su sitio junto a eventos industriales tradicionales.


Las ferias son un sector en claro aumento, y un formato excelente para mostrar el producto. El evento privado se entiende como una experiencia más concreta: sirve para captar a un target específico, para crear experiencia de marca, para fortalecer las relaciones con sus clientes.
En definitiva, hay lugar para varios tipos de eventos dependiendo de los objetivos que se quieran alcanzar.


Mayor uso de tecnología especializada
Dado el constante desarrollo de la tecnología especializada para eventos, las empresas estan aprovechando las facilidades de estas herramientas tanto para mejorar como para realizar un seguimiento de la experiencia de los asistentes. La tecnología deviene cada vez más especializada: en el caso de los congresos, existen sistemas para diseñar agendas específicas para públicos específicos, dependiendo de los interesas de cada persona; así los asistentes tienen una agenda ya organizada y no tienen que perder tiempo elaborando la lista se sesiones que más les interesen. De este modo, este tipo de tecnología permite a la empresa patrocinadora tener un mayor control sobre la experiencia concreta de cada asistente.
Otros sistemas permiten controlar cuando los asistentes hacen el break de la comida o mediante dispositivos en las puertas de las salas, saber quien atiende cada sesión, especialmente práctico en eventos de formación para empleados. Asimismo, las empresas usan la tecnología cada vez con más frecuencia para aumentar el networking entre los asistentes, mediante un sistema de badges que capta las señales de los badges de otros asistentes que muestra las respuestas a tres preguntas sencillas –como, por ejemplo, cuál es tu programa de televisión favorito- para así estimular la conversación entre las personas. El badge también contiene la agenda de cada asistente de modo que éste puede saber dónde tiene que estar en cada momento.
Algunos eventos van más allá en el fomento del networking entre asistentes y emplean sistemas que les permiten realizar un perfil de los asistentes para así juntar a cada individuo con otros asistentes y expositores con intereses de negocio similares.


Uno de los mayores objetivos de los eventos corporativos es entrar en la cabeza de sus asistentes para saber qué piensan, necesitan, compran.

Eventos en la carretera
Si el road show, o evento de marketing móvil, ha formado parte desde hace ya cierto tiempo de algunas estrategias de marketing corporativo, ahora se está convirtiendo en un formato cada vez más popular: son como mini-eventos en la carretera. Las empresas quieren que cada vez más personas entren en contacto con la marca y con el producto para aumentar sus ventas. Y para ello, qué mejor manera que llevar el evento al público.
El vehículo tradicional del road show es el trailer, que permite llevar “la casa a cuestas” y realizar el evento en diversos puntos de la geografía. Además, se pueden personalizar externamente y aprovechar la cubierta del trailer como soporte publicitário y de comunicación. Se trata de un evento corporativo que destaca por su original localización y que permite un mayor acercamiento al cliente final, así como compartir una experiencia singular e interactuar con el target.
El road show se ha convertido ya en una pieza más del “pastel” del face to face, y los ejecutivos de marketing corporativo deben determinar para qué situaciones es mejor optar por este tipo de eventos.


Aumento de los eventos internos
Cada vez más, un mayor segmento de la industria de los eventos corporativos incluye eventos para alcanzar objetivos internos, destinados a distribuidores, franquicias, fuerza de ventas, etc. de las propias empresas, que emplean este tipo de eventos para promover un uso de la marca y para una formación más consistentes.


El evento interno también sirve como complemento a otros formatos: por ejemplo, una conferencia destinada a promover la formación y el networking entre la fuerza de ventas de una empresa, combinada con un evento de presentación de un nuevo producto. Asimismo, cada vez más, las empresas organizan eventos propios para fortalecer los lazos entre sus empleados o colaboradores, así como el sentimiento de pertenencia a la empresa.

A tener en cuenta, sin embargo: tradicionalmente, la asistencia a los eventos internos era opcional por lo que el reto de este tipo de eventos es implicar a todos los empleados para mantener su interés. Para ello, la clave es diseñar una experiencia nueva y fresca cada año, tanto en contenido como en forma, para fomentar la participación y la expectación de los asistentes, con las dosis exactas de formación, networking y exposición de producto. Y para alcanzar estos objetivos, un evento corporativo bien organizado es el rey.
(Artículo extraído de www.eventosplus.com)


Comentario:
El usar la realización de eventos en conjunto con otras comunicaciones es muy beneficiosos par ambas partes. Primero porque facilita el feed back, hay una respuesta instantánea y medible al segundo en todos los ámbitos en los cuales se los utilice sean estos a nivel de comunicación interna o externa.
Es una herramienta básica para la motivación a nivel interno de una empresa además de que es muy útil para crear un alto sentido de pertenencia en sus empleados.
Los eventos son muy útiles para dar a conocer un producto pues denotan una existencia real, son tangibles y aportan seguridad, a diferencia de otras comunicaciones, la organización de eventos es una de las herramientas que mejor funcionan al combinarse con otras.
En cuanto a la selección del target los eventos son los más utilizados pues reúnen a un numero especifico de personas, con intereses y características similares.
Julia Mortgat

Celebrar, divertir... y comunicar

El evento de celebración es una excelente herramienta de comunicación y de representación de valores importantes para la empresa, aprovechando el ambiente distendido. Los destinados a un target interno buscan transmitir valores corporativistas, de identificación de la empresa con sus valores, así como la implicación de los empleados en estos valores. “Se trata de actos que van mucho más allá de de la pura diversión. Se trata de comunicación interna, y cada vez más estos eventos aprovechan la ocasión para comunicar mensajes importantes para la empresa, sin olvidar el lado lúdico y festivo del evento”, opina Melcior Guilera de Produccions Gran Mogol. Para Mayte García de Grupo Animatur, “Estos actos son una oportunidad única para cohesionar equipos, comunicar mensajes y motivar a los empleados. Desde el lugar hasta el menú, la decoración del espacio, los medios audiovisuales,… hacen que el evento se convierta en todo un acontecimiento”. La agencia de eventos apple tree communications opina que “para que un evento de estas características funcione, hay que tener siempre en cuenta el tipo de público al que te diriges y la cultura corporativa de la propia empresa, de modo que el tono participativo de la fiesta encaje con la personalidad del colectivo de empleados y directivos”.Según Francisco Cantero de Esferia54, “En las cenas de Navidad, vemos como las empresas nos demandan cada vez más la consecución de objetivos corporativos, como pueden ser la realización de actividades de teambuilding o la comunicación interdepartamental dentro del propio evento”.El evento de celebración es una gran oportunidad para comunicar en vivo, ya que reúne a gran número de personas con el principal objetivo de divertirse, por lo que el asistente está más predispuesto a recibir mensajes. Resaltar la vertiente lúdica es clave y, para ello, la personalización del evento es un buen aliado: buscar un hilo argumental y, a partir de éste, idear un evento de diversión, y a la vez de comunicación de objetivos, fomentando la participación de los invitados mediante la animación y el juego.
Implicar a los asistentesUna de las tendencias en eventos de celebración: el invitado deja de ser un espectador pasivo para
participar de forma activa en el evento. “En la organización de un evento de celebración, donde lo
importante es que los asistentes lo pasen bien, la animación es un recurso perfecto para conseguirlo:
actores que interactúan con los invitados, shows de humor, fiestas temáticas con espectáculo incluido,
concursos y juegos, o animaciones a medida por los empleados”, afirma Mayte García. Para Melcior Guilera, “la animación tradicional, los estándares puros de la animación teatral siguen
funcionando muy bien para los eventos festivos. Pueden ser varias intervenciones a lo largo de la cena,
con un final muy marcado, como un sorteo especial, la entrega de regalos o de premios a la fidelidad,
antigüedad, etc.” Como todo evento, el de celebración debe adecuarse a su público objetivo lo mejor posible, pensar en
la audiencia… e implicarla en el evento; y para ello incluir espectáculos participativos es una buena
alternativa. Según Francisco Cantero, “podemos afirmar por nuestra experiencia que el formato clásico
de evento de celebración se demanda cada vez menos y, que actualmente en casi todas las cenas se
incluye una actuación lo más original posible”.Una cena de gala como colofón a una convención o como fiesta de Navidad corporativa, por ejemplo,
debe potenciar el sentimiento de pertenencia al grupo que se ha ido desarrollando a lo largo de una
extensa temporada de trabajo conjunto. Un espectáculo hecho a medida es un medio muy práctico
para alcanzar estos objetivos.

fuente: Eventos Plus

Comentarios

Cada vez más todas las herramientas de comunicación se ponen al servicio no solo del Marketing, como es en este caso las áreas de Comunicación Interna y los Recursos Humanos también recurren a los eventos para seguir reafirmando, afianzando y comprometiendo cada vez más al personal de las empresas entendiendo que ellos son parte importante de la institución, conformando las mismas, poniendo en practica los valores y la cultura que la empresa desea transmitir. La imagen institucional
se construye día a día y las celebraciones son una buena forma que tienen las corporaciones para comunicar.

Gilda Saltarelli

¿Vendedores o Promotoras?

En una exposición se producirá un contacto “cara a cara” con los clientes, que debe ser lo más efectivo posible. Por eso, para atender el stand y resolver las inquietudes que surjan, se necesita personal capacitado. ¿Cuando es conveniente que haya promotoras, y cuando vendedores?
¿Cuándo la promotora?
En los eventos donde el objetivo es posicionar una imagen de marca de la empresa, producto o servicio, las promotoras cumplen una función inestimable. Son un “primer gancho”; es decir, una herramienta para llamar la atención de quienes transitan por los pasillos, y atraer con una sonrisa. Pueden captar su interés, entregar folletos u otro material informativo, y resolver las primeras consultas.
Dado que de alguna forma representan la imagen de la empresa, es muy importante pensar qué vestimenta, accesorios y maquillaje van a utilizar durante la muestra. Nada debe quedar librado al azar: hay que pensar si vestirán los colores corporativos, como deben ir peinadas, etc.
Aunque las promotoras resulten inestimables para captar la atención de potenciales clientes y difundir la imagen de la compañía, no es conveniente que estén solas en el stand: siempre debe haber alguien que maneje información sobre la empresa, sus productos y servicios.
En eventos abiertos al público en general donde el objetivo es vender, se puede pensar en la presencia conjunta de promotoras y vendedores: las primeras pueden funcionar como atracción y “filtro”, de modo que los vendedores dediquen su tiempo a las personas realmente interesadas en el producto.

¿Cuándo el vendedor?

En una exposición profesional, a la que solo acceden los visitantes calificados, los asistentes ya conocen la temática y se acercarán a la empresa por un genuino interés comercial o técnico. Entonces, tiene sentido pensar en tener vendedores al frente del stand, para que puedan resolver las consultas de potenciales clientes.
Entre las personas con mayor aptitud para estar al frente del stand se encuentran los vendedores, con conocimiento de clientes y productos; el nivel gerencial de la firma, que además cuenta con mayor capacidad de decisión; y los desarrolladores de productos, que saben descubrir y captar las necesidades del mercado.
Los vendedores deben estar capacitados para informar, transmitir argumentos de venta y cerrar operaciones, si es necesario. Por eso se recomienda llevar al stand a gente con experiencia en el uso de técnicas eficaces para derribar objeciones.
Como se ve, no se trata de "vendedores vs. promotoras". Ambos cumplen una función diferente dentro de la estrategia de marketing de la empresa, y deben trabajar juntos como equipo para lograr las metas propuestas en una exposición.
Por otro lado, es importante que la empresa pueda transmitir al conjunto de su personal las ventajas de participar en la exposición, de una manera que los involucre a todos.
por Juan Viton, Gerente de HS Eventos.

Comentarios
En muchas exposiciones hay jóvenes y bonitas promotoras, enfundadas en uniformes breves y llamativos, que captan la mirada de los asistentes mientras reparten folletos o merchandising de la empresa. Pero, dado que en una muestra se concentra una artillería de recursos de marketing empresario, cabe preguntarse si - más allá de la gratificación visual- la labor de las promotoras es realmente efectiva.
Se sabe que en una exposición hay entre tres y cinco segundos para captar la atención de un visitante: el tiempo que éste tarda en pasar por adelante del stand.
No tenemos media hora para convencer a un cliente, como sí puede ocurrir en una oficina. En poco tiempo hay que capturar el interés del visitante, averiguar si es calificado, tomarle los datos y evaluar lo que necesita. Entonces, de la capacidad que tenga quien atiende el stand para captar interesados y saber explicar con claridad los productos o servicios que ofrece la empresa, puede depender el éxito de su participación en la exhibición.
Creeo que para definir quien debe atender el stand lo fundamental es tener muy claro cual es el objetivo con el que la empresa va a participar del evento.

Gilda Saltarelli

Sugerencias para conseguir el factor wow! en tus eventos

Nitrógeno y hielo en el menú Food & Mambo propone sorprender a los comensales con un bloque de hielo combinado con bebidas y platos a base de nitrógeno: cóctel nitro de whisky sour, rocas nitro, espuma de piña colada ultra helada, o de foie gras. La placa de hielo puede adoptar formas diversas, como la del logotipo corporativo (o se puede usar como decoración, colocando motivos navideños en su interior). Pirotecnia para interiorUna original sorpresa: pirotecnia… pero en interior. “Se consigue la misma emoción, el mismo impacto que con los juegos artificiales de exterior, pero bajo otros parámetros y con control de riesgo”, explica Julienn Marionette de Paraddax. Y subraya: “El rótulo pirotécnico es el que más éxito tiene en eventos por su espectacularidad”. Luna llena
¿Una cena en un jardín a la luz de la luna? No hace falta esperar a que sea noche de luna llena. Sunglobe tiene globos de luz de gran potencia (uno sólo ilumina un área de hasta 12.000 metros cuadrados), también personalizables, y que crean casi el mismo efecto…

Brindis final…Atrás quedaron las fiestas de empresa con cena y baile… Los eventos de celebración van mucho más allá de la fiesta convencional: transmiten valores y objetivos de la empresa, se tematizan, se personalizan, dedican atención al entretenimiento, implican a los invitados en el evento para fomentar su participación, pretende ser un incentivo emocional para los asistentes… Las posibilidades son muchas y diversas, la creatividad y la originalidad están servidas. ¡A disfrutar!

Gilda Saltarelli
Fuente: Publicación Eventos Plus


Comentario

Todo evento como herramienta de comunicación debe ser innovador y estar a la vanguardia, acompañando a los clientes que requieren de éste servicio.
La tecnología se supera día a día y arrastra con ella cambios que los organizadores de eventos deben estar atentos para marcar nuevas tendencias en todas sus producciones.
Percibir los nuevos gustos y necesidades, perfectamente servirá para capitalizarlo y permitir de esta forma que cada evento se ejecute a medida cumpliendo los objetivos y expectativas.