CONSEJOS PARA UN EVENTO EXITOSO

CONSEJOS PARA UN EVENTO EXITOSO

El éxito no solo depende de cómo se desarrolle la presentación, también se debe tener en cuenta la planeación y la organización del evento.

Aquí algunos consejos para conseguir su objetivo, y hacer de su evento un momento memorable.

Establezca objetivos claros. Cuanto más sepa acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo será lograrlo. ¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar información o venderles un producto?

Elija el lugar adecuado. Determine primero qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento, localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones del evento en orden de prioridad, le permitirá estar enfocado a la hora de elegir. Visite personalmente los sitios antes de tomar la decisión.

Fije la fecha. Dependiendo del propósito del evento, existen numerosos factores a considerar, (época mas conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas, clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del sitio y otros costos.

Haga un presupuesto. Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista.

Planee como usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo organizar el salón. Tenga en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento (foro, conferencia, panel).

Ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo.

Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular. Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso.

Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención.

Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores

Autor: Mario Javier Candela
Fuente: www.degerencia.com/articulo/consejos_para_un_evento_exitoso

CONSEJOS PARA ELEGIR SERVICIOS DE EMPRESAS DE CATERING

1. Reúnanse con el Chef en persona para hablar de los objetivos del servicio de catering y los conceptos de tu reunión.
2. “Prueben” al Chef, con ello forzarán su creatividad en el catering seleccionado. Pidan ir a una reunión con ejemplos e ideas de platos y estilo de lo que estén buscando.
3. Es muy importante saber:
• La especialidad del catering. Si se puede servir platos de temporada o no.
• ¿Cómo se presentará la comida? Además de una presentación creativa de los platos, el servicio de catering tiene que combinar con la ambientación.
• ¿Dónde está la cocina, las áreas de preparación y de servicio? Asegúrense de que el Chef o el responsable del catering conozca la distribución y forma del salón, la quinta o sede.
• ¿Con qué antelación hay que avisar para preparar algún menú especial? Si hay opción de menús vegetarianos y dietéticos ¿Cuántos platos extras podrían servir si algún invitado lo solicitara?
• Si los productos son frescos, enlatados o congelados. Si ellos mismos hacen el pan, el catering dulce, mesas, tartas, la torta, etc.
• ¿Cuánto tiempo hace falta para servir cada plato? Incluyendo el retiro de las vajillas y cubiertos del plato anterior y acomodar la mesa nuevamente. Esto es imprescindible para estimar el tiempo de cada uno de los actos y el tiempo de la fiesta.
• ¿Qué momento se podrá hacer la degustación del menú? Es también muy útil para comprobar la presentación.
• ¿Cuáles son los vinos de la casa? ¿Qué marcas y qué variedades? Si pueden proveerse de bebidas alcohólicas. Si es así ¿Cuánto cuesta servirlas? Si hay algún cargo adicional por servicio de barra.
• Hay que repasar con el Chef o responsable del catering cada plato:

* Tamaño de las raciones de cada plato.
* Ensaladas, si habrá varias elecciones o no.
* Las variedades que se podrán elegir dentro de los menús.
* Si la bebida es libre y qué marca.
* Si hay selección de postres.
* Si los sirven en el plato o están en las mesas.

• Verificar la mantelería, los colores que ofrecen y las sillas.

4. ¿Qué deben ofrecerle una Empresa de Catering?
• Asesoramiento, planificación y dirección del servicio.
• Montaje, desmonte y limpieza posterior del área de servicio.
• Equipamiento: mantelerías, mobiliario, cristalería, mantelería y vajilla, hielo, bebidas, y carta de menús.
• Camareros / as, mozos, Maite, personal de montaje, personal de cocina. Todo el personal con alta en Seguridad Social y Seguro de Responsabilidad Civil.
• Equipamiento en catering y mobiliario vestido con decoración flores u otros.
• Transporte del servicio, atención a la cadena de frío.
• Dispensación de bebidas durante todo el servicio.
• Una buena organización, y presupuestos con buenos precios.

Fuente: http://www.mercadofiesta.com.ar/para-fiestas.asp?ti=abcs&i=0005-catering