CARPAS -aspectos fundamentales a considerar-

Las carpas no sólo ofrecen una protección contra el mal tiempo: permiten crear un ambiente en un evento. Presentamos unos consejos para aprovecharlas.

Tu proveedor de carpas te puede asesorar sobre el tipo de carpa que necesitas armar. Pero como siempre, estarás más preparado si conocés unos elementos básicos sobre las carpas, para elegir la una buena solución y evitar problemas.

Cinco consejos para elegir tu carpa y accesorios

1. Armá una reunión con tu proveedor de carpas en el lugar del evento, antes de firmar con él. Un buen proveedor de carpas querrá ver el espacio, el suelo, la vegetación antes de definir la solución a implementar.
2. Seleccioná un lugar con espacio suficiente para armar la carpa. Asegurate de que tengas autorización escrita del lugar y leé con cuidado las cláusulas del contrato. Algunos espacios no permiten el uso de carpas o te cobrarán si se daña el suelo.
3. Intentá confirmar tus requerimientos con la máxima antelación posible para asegurar problemas de disponibilidad.
4. Estimá con cuidado el número y el tamaño para evitar costes de cancelación. Tené en cuenta el espacio necesario para la celebración, pero también los proveedores (espacio para catering por ej.) o el espacio de almacenamiento. Negociá con el proveedor de carpas los términos del alquiler.
5. La carpa sólo es la estructura. Siempre pensá también en elementos decorativos y de confort: luces, calefacción o aire acondicionado, suelo para la pista de baile, posible escenario, rampa para minusválidos, etc. en el presupuesto, así como las estructuras para colgar elementos (truss). La empresa de carpas suele ofrecer todos estos elementos.

Comprobá con cuidado la propuesta y las condiciones. ¿Qué incluye y qué no incluye? Cuidado con las cláusulas de daño al material, gastos de entrega y montaje, tiempos de montaje y desmontaje. Y, como lo acabamos de ver, si incluye mobiliario y equipos accesorios.

Otras consideraciones
El suelo
Aunque poner un suelo artificial en toda la superficie de la carpa puede parecer un lujo, algunos lugares lo requieren. Tiene también una gran ventaja de proteger el suelo (¡y los zapatos de tus invitados!) si llueve. Las opciones son varias: cemento, madera (lo más elegante pero tiene que ser sólido…), y otros materiales. Preguntá a tu empresa de carpas cuál es la mejor opción.

Control de temperatura
La calefacción y el aire acondicionado se están convirtiendo en casi una obligación para eventos en carpas. Pero recordá que la mayoría de los equipos de calefacción y aire acondicionado hacen ruido, por eso intentá ponerlos en un lugar con poco tráfico de asistentes y lejos del escenario y de donde se utilizarán micrófonos.

Si utilizás equipos de calefacción, esperá hasta que la mayoría de los asistentes hayan llegado antes de ponerlo a potencia máxima: una vez que el lugar esté lleno y se caliente por el “calor humano”, puede ser difícil bajar la temperatura.

Asegurate de tener personal técnico durante el evento. Con una estructura tan delicada y potencialmente peligrosa, tener personal aporta una tranquilidad importante…

Elegir una carpa con cuidado
Las carpas hoy se hacen en muchísimos tamaños y formas. Pero más importante que el estilo arquitéctural o su creatividad, asegurate de que la carpa esté limpia y elegante. Hacé una inspección de la carpa en persona, buscando posibles manchas o defectos.

Decoración
La decoración de una carpa puede ser muy creativa. No tendrás las limitaciones de espacios y decoraciones que tienen los espacios interiores: podés crear algo realmente nuevo.

Adicionalmente, el hecho de estar “abrigado pero al aire libre” permite utilizar el entorno natural de maneras variadas y encantadoras. Una carpa con un techo transparente permite que los invitados miren al cielo y a los arboles alrededor y esto puede resultar mágico, especialmente con una buena iluminación de los arboles durante la noche. Pero tené cuidado, un techo transparente puede ser un problema en caso de evento durante el día, con un sol muy fuerte…

También está el problema de los mástiles. Aunque los nuevos diseños limiten este problema de obstrucción de la vista o del movimiento, la mayoría de las carpas baratas todavía requieren que trabajes con mástiles en medio de la sala. Existen varias soluciones para esto: desde poner una mesa alrededor (no para cenar, sino para dejar cosas) hasta colgar equipos de iluminación o de sonido. También se pueden cubrir con tejidos acorde con el tema o el color del evento.

Limpiar y comprobar durante el armado
Cuando se acaba el evento, vale la pena quedarse y comprobar todo, especialmente los daños hechos al suelo o a la carpa. Una buena comprobación será útil a la hora de definir responsabilidades, como la de poner al suelo en su estado oiriginal.

Buscá un proveedor experto
Tu proveedor de carpas tiene que ser muy fiable. La carpa tiene que estar armada cuando esté acordado, ya que, a diferencia de un espacio interior, no podés empezar a armar cualquier cosa hasta que la carpa esté completa. También la carpa tiene una problemática de seguridad importante (resistencia al viento, a los cambios de aire…) y lo último que queres es una carpa, o equipos colgados de ella, que se caigan.

Cuidado con el tiempo
Aunque la carpa permita proteger de la lluvia, es preferible evitar hacer eventos en carpas en temporadas de lluvias intensas. El confort en una carpa si llueve no suele ser el mismo que en un espacio cubierto.

Construye con antelación
Armá la carpa con un mínimo de uno o dos días de antelación, para evitar problemas de montaje. Si llueve mucho, será difícil montar la carpa, aunque tengas mucho personal. Tomá un margen de tiempo para evitar el pánico de último momento y poder armar el resto (mesas, audiovisuales, etc.) con tranquilidad.

FUENTE: www.eventoplus.com