¡Celebremos!

Es el objetivo básico de los eventos festivos: reunir a un grupo de personas y hacer que pasen un rato lo más divertido posible, y ante todo, memorable. Hablamos de las tendencias en este tipo de eventos, como la comunicación de valores, la tematización del evento, la creatividad, y una mayor participación e implicación de los asistentes.

¿Qué hago este año?
Destinado tanto a un target interno como externo, el evento de celebración es básicamente un regalo para los asistentes, un gesto de agradecimiento por su esfuerzo. Sea una cena de aniversario, el broche final de una convención de ventas, o una fiesta interna de Navidad, el fin primero es divertir y obsequiar a los asistentes con un momento lúdico que permanezca en el recuerdo el mayor tiempo posible. En el caso de eventos internos, se trata generalmente de celebraciones de carácter anual, por lo que es necesario evitar que el invitado crea saber “lo que se va a encontrar”.

Así pues, potenciar el factor sorpresa y la originalidad en un evento de celebración es clave. Para ello (y porque el evento en si ofrece muchas posibilidades de impacto), se busca dar un giro al evento de celebración, tanto a través de sus componentes –lugar, decoración, elementos técnicos, catering- como por su tratamiento: tematización, personalización, implicación de los asistentes, etc.

“Cada vez más los clientes solicitan actos más innovadores, quieren romper con los lugares tradicionales y destacar, siendo diferentes y originales”, explica Araceli Lluch de Contraseña Produccions. “Nos piden eventos temáticos, que hagan referencia a la empresa y que fomente la participación de sus empleados en el evento”.

Dos son los factores principales a tener en consideración en un evento de celebración: que el evento contribuya eficazmente a alcanzar los objetivos de la empresa, y hacer que los invitados se sientan los auténticos protagonistas de la velada.

Celebrar, divertir... y comunicar
El evento de celebración es una excelente herramienta de comunicación y de representación de valores importantes para la empresa, aprovechando el ambiente distendido. Los destinados a un target interno buscan transmitir valores corporativistas, de identificación de la empresa con sus valores, así como la implicación de los empleados en estos valores. “Se trata de actos que van mucho más allá de de la pura diversión. Se trata de comunicación interna, y cada vez más estos eventos aprovechan la ocasión para comunicar mensajes importantes para la empresa, sin olvidar el lado lúdico y festivo del evento”, opina Melcior Guilera de Produccions Gran Mogol.

Para Mayte García de Grupo Animatur, “Estos actos son una oportunidad única para cohesionar equipos, comunicar mensajes y motivar a los empleados. Desde el lugar hasta el menú, la decoración del espacio, los medios audiovisuales,… hacen que el evento se convierta en todo un acontecimiento”. La agencia de eventos apple tree communications opina que “para que un evento de estas características funcione, hay que tener siempre en cuenta el tipo de público al que te diriges y la cultura corporativa de la propia empresa, de modo que el tono participativo de la fiesta encaje con la personalidad del colectivo de empleados y directivos”.

Según Francisco Cantero de Esferia54, “En las cenas de Navidad, vemos como las empresas nos demandan cada vez más la consecución de objetivos corporativos, como pueden ser la realización de actividades de teambuilding o la comunicación interdepartamental dentro del propio evento”.

El evento de celebración es una gran oportunidad para comunicar en vivo, ya que reúne a gran número de personas con el principal objetivo de divertirse, por lo que el asistente está más predispuesto a recibir mensajes. Resaltar la vertiente lúdica es clave y, para ello, la personalización del evento es un buen aliado: buscar un hilo argumental y, a partir de éste, idear un evento de diversión, y a la vez de comunicación de objetivos, fomentando la participación de los invitados mediante la animación y el juego.
Implicar a los asistentes
Una de las tendencias en eventos de celebración: el invitado deja de ser un espectador pasivo para participar de forma activa en el evento. “En la organización de un evento de celebración, donde lo importante es que los asistentes lo pasen bien, la animación es un recurso perfecto para conseguirlo: actores que interactúan con los invitados, shows de humor, fiestas temáticas con espectáculo incluido, concursos y juegos, o animaciones a medida por los empleados”, afirma Mayte García.

Para Melcior Guilera, “la animación tradicional, los estándares puros de la animación teatral siguen funcionando muy bien para los eventos festivos. Pueden ser varias intervenciones a lo largo de la cena, con un final muy marcado, como un sorteo especial, la entrega de regalos o de premios a la fidelidad, antigüedad, etc.”

Como todo evento, el de celebración debe adecuarse a su público objetivo lo mejor posible, pensar en la audiencia… e implicarla en el evento; y para ello incluir espectáculos participativos es una buena alternativa. Según Francisco Cantero, “podemos afirmar por nuestra experiencia que el formato clásico de evento de celebración se demanda cada vez menos y, que actualmente en casi todas las cenas se incluye una actuación lo más original posible”.

Una cena de gala como colofón a una convención o como fiesta de Navidad corporativa, por ejemplo, debe potenciar el sentimiento de pertenencia al grupo que se ha ido desarrollando a lo largo de una extensa temporada de trabajo conjunto. Un espectáculo hecho a medida es un medio muy práctico para alcanzar estos objetivos.

Eventos con tema
La tematización de un evento realza el factor sorpresa y sumerge a los asistentes en una atmósfera onírica creada para la ocasión, lejos de la cena de gala convencional. “La tendencia actual en el mundo de los eventos consiste en tematizar para conectar con el público. Es fundamental ‘envolver’ un concepto con centenares de mensajes y detalles que aporten valor a un contenido”, opina Albert García de Focus.

apple tree communications organizó el 40 aniversario de Expomobi (ver caso), para el que optaron por un evento temático para transmitir valores como solidez, experiencia y madurez de la empresa. Algunas sugerencias para conseguir el factor wow!:

Nitrógeno y hielo en el menú Food & Mambo propone sorprender a los comensales con un bloque de hielo combinado con bebidas y platos a base de nitrógeno: cóctel nitro de whisky sour, rocas nitro, espuma de piña colada ultra helada, o de foie gras. La placa de hielo puede adoptar formas diversas, como la del logotipo corporativo (o se puede usar como decoración, colocando motivos navideños en su interior).

Ópera entre plato y plato
Bizet o Verdi en vivo, entre plato y plato… Es la propuesta “Tenores entre Tenedores” del Palau Moxó en Barcelona, una fusión de ópera y gastronomía en pequeño formato en un edificio emblemático del XIX.

Pirotecnia para interior
Una original sorpresa: pirotecnia… pero en interior. “Se consigue la misma emoción, el mismo impacto que con los juegos artificiales de exterior, pero bajo otros parámetros y con control de riesgo”, explica Julienn Marionette de Paraddax. Y subraya: “El rótulo pirotécnico es el que más éxito tiene en eventos por su espectacularidad”.

Luna llena
¿Una cena en un jardín a la luz de la luna? No hace falta esperar a que sea noche de luna llena. Sunglobe tiene globos de luz de gran potencia (uno sólo ilumina un área de hasta 12.000 metros cuadrados), también personalizables, y que crean casi el mismo efecto…
“La propia cultura corporativa de Expomobi, una empresa familiar y de mucha tradición en Catalunya, nos permitió plantear un evento tematizado, que contó con la participación de los asistentes, quienes se vistieron de los años 60. De hecho, uno de los momentos álgidos de la fiesta fue la entrega del premio al disfraz más original”, explica la agencia.

Nacho Escobar, responsable de eventos de Herbal Life España comenta: “El personalizar eventos es creo la mejor manera de que triunfe una idea, ya que ésta se puede sentir y queda plasmada durante todo el evento. El recuerdo siempre lo asociaremos a esa temática buscada y de esa manera conseguimos el objetivo buscado”.

Ambientación a medida
La decoración y la personalización del lugar para un evento de celebración son básicas para generar la atmósfera apropiada para cada ocasión. Cuanto mejor personalizado un espacio, mayor será la identificación de ese espacio con la empresa que organiza el evento. “La decoración es una elemento esencial para comunicar en un evento”, afirma Carlota Rocafort del Taller de Eventos Entreacto. “Nuestros clientes internacionales le dan muchísima importancia a la decoración, aunque últimamente los nacionales le están dando más relevancia y se están dando cuenta que con un evento sin impacto visual no se obtiene el mismo resultado. Decoración es imagen”.

Para la cena anual de PIMEC, celebrada en el Palau Sant Jordi de Barcelona, Entreacto aplicó el naranja y blanco corporativos en decoración floral, velas, vajilla, mantelería y moqueta. En cuanto a creación de ambientes, en un evento de celebración en el Centre de Cultura Contemporánea de Barcelona la misión fue crear una atmósfera elegante y sofisticada. “Con la colaboración de Admirable Crichton, una empresa de decoración del Reino Unido, la empresa quiso alejarse del ambiente de cena de gala tradicional, y recrear una atmósfera “chic” donde mezclamos las mesas de banquete redondas e imperiales, con zonas de “sitting” y barras de bar, candelabros, divanes, puffs, etc.”, explica Carlota Rocafort.

Brindis final…
Atrás quedaron las fiestas de empresa con cena y baile… Los eventos de celebración van mucho más allá de la fiesta convencional: transmiten valores y objetivos de la empresa, se tematizan, se personalizan, dedican atención al entretenimiento, implican a los invitados en el evento para fomentar su participación, pretende ser un incentivo emocional para los asistentes… Las posibilidades son muchas y diversas, la creatividad y la originalidad están servidas. ¡A disfrutar!

Este artículo se publicó en el número 7 de eventos Magazine, la revista de referencia para profesionales de eventos.

Comentario  ¿ que es lo que los invitados o clientes esperan del evento? ¿Cómo trabajamos para incluir el facor sorpresa en ellos? En este artículo se dan algunos tips para incorporar el factor WOW!!! Al acontecimiento pero tambien podemos llegar a sorprender desde otro lugar, si los presentes se sienten implicados y se sienten parte del festejo,si el evento se personaliza, se ambienta o se tematiza podemos lograr un ambiente y un clima excepcional y deseado para de esta forma conseguir que el evento sea exitoso.
Esto puede ser utilizado para eventos corporativos/empresariales y por que no para eventos sociales. Lo que se alcanzará al trabajar de esta forma es incorporar un valor agregado, que será lo que nos distinga de diferentes organizadores y hará que el cliente elija nuestra propuesta al compararla con otras.
WOW!!! Una expresión que galardona tu evento.
Castellani, Ximena.