Hipódromo Argentino de Palermo Departamento de Capacitación y Desarrollo

Desde el área de capacitaciones del Hipódromo, Valeria Romero y Felicitas Suñer, nos cuentan cómo desarrollan estas actividades para con el personal de la empresa, qué resultados obtienen y cómo utilizan la creatividad en la organización de este tipo de eventos..
¿Cuándo comenzaron a utilizar las capacitaciones en su empresa? ¿Cuál era el objetivo?Comenzamos en el año 2004, y el objetivo principal fue brindar herramientas de Comunicación y Liderazgo a los mandos medios, jefes y supervisores de las distintas áreas de la empresa.
¿Cuáles fueron los primeros resultados? La recepción fue muy buena y fundamentalmente lo que percibimos como resultado positivo fue la sinergia que se estableció entre los principales actores de las distintas áreas que tal vez nunca habían tenido la oportunidad de conocerse o intercambiar ideas, opiniones, etc. en un espacio como el que se abrió a partir de los cursos.
Eso fue lo que más desatacaron como aspecto positivo; el intercambio logrado entre jefes de distintos sectores que participaron en los cursos compartiendo diferentes realidades de cada una de sus tareas y funciones.
¿Cuántas capacitaciones se realizan aproximadamente al año y en qué consisten?Esto depende de la proyección que hagamos para el año y los objetivos que tengamos planteados. Por un lado, realizamos de manera continua capacitaciones técnicas, de actualización profesional, que solemos brindar en base a la demanda de necesidades que cada jefe de área o sector nos transmita en relación a las distintas funciones y responsabilidades de sus colaboradores.
En este sentido, brindamos cursos de herramientas informáticas, cursos de finanzas, clases de inglés, etc. siempre y cuando estén fundamentados en necesidades concretas que los empleados posean para realizar mejor su labor o por desafíos futuros que se les plantean.
Y por otro lado, en base a objetivos más generales a nivel empresa, a partir del mes de mayo de 2006 y durante todo el año 2007 realizamos un Programa de Capacitación que denominamos “Una apuesta al futuro”, a través del cual dictamos 126 talleres a más de 300 personas sobre Comunicación e influencia personal, Formación de líderes, Trabajo en Equipo, Toma de decisiones, Reuniones efectivas, Estrategias de Motivación, Negociación, Herramientas de Desarrollo Personal y como cierre, realizamos una jornada outdoor para mandos medios específicamente.
También lanzamos un Programa de Capacitación para futuros líderes, compuesto por 4 módulos (Motivación, Comunicación, Liderazgo y Trabajo en equipo) con el fin de brindarles herramientas a más de 40 empleados que potencialmente podrían llegar a cubrir puestos de liderazgo en un mediano plazo. Para este año desarrollamos y comenzamos a dictar, con instructores internos del área de juego, un “Programa de Calidad de Servicio” que apunta fuertemente a instaurar estándares de Atención al cliente y manejo eficaz de Quejas y reclamos.
¿Tienen un personal especial que se encarga internamente de la organización o lo terciarizan en un organizador de eventos profesional?Todos los eventos de capacitación los organizamos internamente, desde el Dto. de Capacitación y Desarrollo. De acuerdo al objetivo que tengamos planteado, al target al cual apuntemos y a la especificidad o competencia que requiera cada curso, delegamos el dictado de alguno de ellos en expertos en el tema (instructores externos o consultoras que puedan y sepan desarrollarlos) y otros cursos los dictamos directamente nosotras mismas o los formadores internos con los cuales contamos en las áreas.
Más allá del dictado, la organización de cada taller, la relación con los instructores, la convocatoria de los participantes y la logística general de todos los programas de capacitación lo manejamos internamente desde nuestro Departamento.
¿Cuál es el desarrollo básico de una organización de una capacitación?
Lo que solemos tener en cuenta para la organización de cualquier curso de Capacitación, básicamente es lo siguiente:
- Primero, tener claro el objetivo (a qué apuntamos) y a quiénes va dirigido (nivel y cantidad de participantes)
- Segundo, seleccionar en base a ello, al instructor más adecuado
-Tercero, disponer del lugar (en nuestro caso, contamos con 3 aulas propias donde solemos dictar todos los cursos)
-Cuarto, contar con todos los elementos necesarios para el desarrollo del taller (noteboock, proyector, rotafolio, pizarra, marcadores, manuales, videos, material impreso, coffe break, etc)
-Quinto, convocar a los participantes, como máximo, con 7 días de anticipación (no más) para que puedan organizarse con tiempo y participar.
¿Cuáles son las áreas que generalmente requieren mayor capacitación?No podríamos nombrar a un área específica, pero sí a un nivel de supervisión determinado dentro de la organización que, a nuestro entender y como en cualquier otra empresa, cumple un rol fundamental en cuanto al logro de los resultados operativos y los relacionados al clima laboral.
En este sentido, creemos que siempre es mejor comenzar formando a quienes lideran los equipos de trabajo, es decir, a los mandos medios y jefes de áreas, dado que son ellos los artífices principales de la creación de contextos adecuados para que los empleados puedan desempeñar su trabajo de la mejor manera posible.
Si los mandos medios poseen herramientas suficientes para liderar de manera eficaz a sus colaboradores, seguramente esto se vea reflejado en los resultados que cada área o sector logre y en el clima que se viva internamente en cada uno de ellos.
¿Cómo desarrollan la comunicación previa?Para el caso del lanzamiento del programa de Capacitación “Una puesta al futuro” primero realizamos una reunión con todos los gerentes y mandos medios de la compañía para presentarles los objetivos del programa, el contenido, la planificación y el alcance general del mismo.
Luego, fuimos enviando vía mail a cada jefe de sector, la convocatoria correspondiente, con 7 días de anticipación al dictado de cada taller, para que se lo comuniquen a sus colaboradores y firmen la convocatoria, confirmando así su presencia.
¿Qué lugares eligen para desarrollarlas?Contamos con aulas propias, que podemos adecuar puntualmente al objetivo de cada taller: cambiar de lugar las mesas y sillas si queremos hacer alguna actividad en grupos, dejarlas vacías para alguna actividad vivencial que requiera de espacios libres o utilizarlas al estilo auditorio si vamos a realizar alguna presentación más formal.
Comúnmente solemos disponer de mesas y sillas en U, para que la gente pueda verse entre sí y cada instructor lleve a cabo el curso de manera más integrada. Para el caso de la jornada outdoor, elegimos un lugar fuera del ámbito laboral, con espacio al aire libre, para poder desarrollar juegos y dinámicas grupales en un espacio abierto, que no sea el habitual, lo que nos sirvió para compartir una jornada de manera más distendida y darle un cierre especial al programa compartiendo un almuerzo y una actividad vivencial de integración, todos juntos.
También, contamos con jardines y espacios al aire libre para hacer dinámicas dentro del mismo predio, que hemos utilizado durante la temporada primavera-verano para realizar talleres grupales y distintas actividades de trabajo en equipo que requerían de movimiento y diferentes destrezas (team building).
¿Cómo aplican la creatividad en la capacitación? ¿Y en su desarrollo?Por lo general, tratamos de desarrollar talleres donde haya dinámicas grupales, role playing, ejercicios para realizar en equipo o individualmente, a través de los cuales los participantes intervengan no sólo escuchando e intercambiando ideas (es decir, a nivel intelectual y teórico) sino además, participando activamente (a nivel vivencial).
Esto facilita muchísimo la incorporación de aprendizajes, el intercambio de opiniones y la posterior transferencia al lugar de trabajo, porque al aplicar las herramientas en alguna de estas actividades, las incorporan, es decir, “se las llevan puestas” además de distinguirlas conceptualmente.
Por eso siempre tratamos de incorporar a los cursos o talleres alguna actividad de este estilo y en este sentido la creatividad intentamos volcarla en el diseño del taller, para que la gente se abra al aprendizaje desde un lugar distinto.
¿De qué forma responde el personal (o los empleados) frente a la convocatoria a una capacitación? ¿Cómo reciben el hecho de participar de este tipo de eventos? Por lo general, responden muy bien. Lo que más cuesta es que puedan “despegarse” de la operación y de la rutina diaria para concurrir a un taller. Pero una vez que están all, se los nota comprometidos y, en general, con un alto grado de participación.
¿Realizan algún tipo de medición luego de cada capacitación? ¿De qué manera?Luego de cada curso dictado entregamos una encuesta de evaluación para que los participantes puedan volcar allí todas sus opiniones acerca del mismo y el grado de aplicación que hayan encontrado en el contenido del taller en relación a su propia función y tarea.
La encuesta es anónima y nos sirve de guía para analizar posibles cambios a futuro. Además, por ejemplo, al finalizar el programa de Capacitación sobre Comunicación y Liderazgo, hemos realizado algunos focus groups con participantes elegidos al azar, para que nos den su opinión acerca de lo que hayan percibido como cambio o mejora a partir de los cursos dictados.
También, solemos hablar mucho con ellos en los pasillos internos, en nuestra oficina, en la sala de juego y preguntarles directamente qué cosas creen que mejoraron y qué cosas no, qué cosas cambiarían de los cursos, qué les gustó más o menos, etc.
¿Cuáles son las mayores dificultades en términos de organización que enfrentan en este tipo de eventos?
En nuestro caso, teniendo en cuenta que se trata de una operación que funciona los 7 días de la semana durante las 24 horas, la mayor dificultad con la cual nos encontramos al organizar los cursos son los diferentes turnos y horarios del personal al cual tenemos que convocar.
¿Cuáles consideran son los puntos clave a tener en cuenta en la organización de los mismos?
Fundamentalmente chequear primero que los cursos a programar estén alineados al objetivo general que se plantea en ese momento ya sea a nivel compañía, área o sector.
Luego, consideramos importante planificarlos con tiempo, diagramar un cronograma anual o cuatrimestral que nos permita organizarnos internamente para realizar otras actividades. Tener en cuenta cuáles van a ser todos los recursos y materiales necesarios que vamos a requerir, para poder contar con ellos al momento de brindar la capacitación (manuales, encuestas de evaluación, carpetas, videos, proyector, noteboock, etc). Elegir y adecuar el lugar teniendo en cuenta la cantidad de participantes y la metodología de cada taller. Convocar al personal con la suficiente antelación (7 días antes) para que puedan organizarse con tiempo y concurrir sin inconvenientes.
También, es importante a la hora de contratar a formadores externos, más allá de las conversaciones previas mantenidas con la consultora elegida en cuanto a objetivos generales, diseño y contenido de los talleres, tener una charla previa con cada uno de los instructores que van a llevar a cabo el dictado de los mismos, para que conozcan la empresa y el lugar de trabajo del público al cual van a dirigirse, comentarles los aspectos generales del mismo (características, detalles a tener en cuenta, descripción de sus tareas y funciones) para que, de esta manera, puedan brindar la capacitación teniendo en cuenta esta información y conocimiento previo que los acerca más a la realidad laboral de cada colaborador y le permite adecuar los contenidos, recordando que todo lo que el empleado aprenda será en función de la utilidad o no que le encuentre, en relación a su posterior aplicación a su ámbito de trabajo. Creemos que para los que trabajamos en Capacitación este es hoy nuestro mayor desafío.
http://www.eventoplus.com.ar/articlesdetail.php?id=50

Roadshows

Uno de los principios de las famosas “love marks” o marcas emocionales es que las empresas ya no se contentan con hacerse ver, sino que quieren “hacer sentir su presencia”. La publicidad sigue siendo una herramienta de comunicación importante pero en el contexto de saturación, busca cada vez más entrar en la vida del target, tener un contacto directo con él. La marca ya no es un logo o un anuncio, es la experiencia vivida por el cliente. Entra aquí el roadshow, o evento itinerante, una acción que permite la interacción del público con la marca de una forma directa y experiencial. Nos vamos de giraUna herramienta de comunicación, promoción y ventaHablar de roadshow es hablar de un evento itinerante, en el que la marca se acerca a un target amplio mediante un tour promocional, que recorre diversos puntos de una geografía. Sea con un trailer, un stand, un hinchable al aire libre o en localizaciones cerradas, el roadshow permite un contacto directo con el público que (y este es su elemento diferenciador) se acerca a la marca de forma voluntaria. Es precisamente esta predisposición del target la que aumenta el valor de la experiencia de marca que ofrece el roadshow. Muchas son las ventajas de este tipo de formato:Interacción y participación. Al ser eventos de carácter local ubicados generalmente en zonas de acceso fácil, el roadshow requiere un esfuerzo mínimo del cliente potencial, de modo que la participación suele ser elevada. A su vez, permite un contacto directo y completo con el consumidor “ya que lo tenemos cautivo dentro de un espacio que controlamos”, apunta Hugo Fernández de IO Community. Y añade: “Es un tipo de acción que no es percibida por el consumidor como intrusiva por lo que los mensajes calan mejor y la afinidad con la marca es mayor.” Asimismo, el roadshow “permite llegar directamente al grupo target sin intermediarios”, recuerda Pablo Turletti de Karpa Marketing Group.A diferencia de los medios tradicionales, otra ventaja del roadshow es la implicación del cliente: el consumidor generalmente busca la marca, acude de manera voluntaria y está abierto a participar. Está más receptivo al mensaje, maximizando, así, la eficacia de la acción.La interacción permite también que esta acción de comunicación tenga un componente de venta o de captación de datos. Elena Zurrón de Below the Line Comunicación recuerda que “permite detectar necesidades, personalizar la oferta y recoger datos de interés para un futuro contacto comercial”. Experiencias. También aquí, la sagrada experiencia es esencial. El buen roadshow se basa en hacer que el público experimente la marca. Se consigue mediante testeos del producto (ver la acción de Swissair en la que el transeúnte experimenta la sensación de disfrutar de su business class), pero también ambientación del espacio itinerante como el “Let’s Talk Beauty Tour” de Avon, para el que la marca transformó un trailer en un salón de belleza interactivo (puestos de maquillaje, manicura, aromaterapia, música...). También puede aportar sesiones formativas o informativas, como la gira que hizo Karpa Marketing Group para Moulinex, en la que se explicaba a clientes preinscritos cómo cocinar con microondas, en un trailer transformado en mini-aula. Otro ejemplo a recordar es el roadshow que hizo Lancia en nuestro país para su centenario: incluía una exposición que, además de los míticos coches de la marca, presentaba obras relacionadas con y la dolce vita, para hacer vivir la elegante experiencia Lancia. Cualquiera que fuera el contenido, la idea es siempre ir más allá de la distribución itinerante de muestras, y ofrecer una experiencia. Hugo Fernández recuerda que “el roadshow debe servir para que el consumidor viva la marca en lugar de limitarse a verla” y Ana Rueda de Emacom Marketing añade: “Se establece feedback con el público, permite la experiencia de marca y así conocer de primera mano las reacciones de los consumidores”.Sin embargo, es también una herramienta arriesgada: es importante planificar detenidamente el tipo de experiencia y evitar ser demasiado intrusivos. Como afirma Ángel Núñez de Día D Marketing “tratar de ‘explotar’ ese contacto puede convertirse en un boomerang que nos devuelva a un ciudadano agotado, que en el momento en que pasaba por allí no tenía ni la más mínima intención de comprar”. Esta actitud paga un alto precio.Alta visibilidad. Un roadshow es, como lo define Marco Toscano de eventosEmoción “un escenario móvil o tour promocional conceptualizado para tener una repercusión a nivel regional, nacional o internacional”. Permite a la marca llegar a un público muy amplio y heterogéneo. Ana Rueda opina que “si el roadshow está bien pensado y organizado, mejora la imagen de la marca y la acerca al target group, con lo que se genera un sentimiento de confianza”. Sin embargo, obtener esta visibilidad tiene su precio. Se puede conseguir gracias eligiendo una zona muy transitada, en el centro de la ciudad, o una zona comercial o de ocio. Para Ana Rueda, “como el roadshow se realiza en lugares públicos, atrae a muchos transeúntes que, en otras ocasiones, ni se hubieran fijado en la marca”. Otra solución para conseguir tráfico es tener una cuidada comunicación local o una calificación previa, como en la acción Karpa Marketing Group para Moulinex, en la que los clientes podían enviar un formulario para participar en el curso de cocina itinerante cuando llegase a su ciudad. Elena Zurrón destaca la importancia de la convocatoria para conseguir la participación deseada: “Si se trata de productos especializados o servicios profesionales se recurre a un mailing personalizado y en caso de ser productos de gran consumo, la convocatoria se puede hacer a través de medios masivos”. Notoriedad. Al llevar su producto de gira (y haciendo el ‘ruido’ necesario para captar el interés), la marca puede conseguir una importante cobertura mediática. Como afirma Marco Toscano, “es importante saber utilizar la atención que despierta en los medios una acción como ésta a diferentes niveles: mientras los medios nacionales informan sobre el acontecimiento en general, los medios regionales lo harán sobre la parada concreta del evento en una de sus localidades”. Un factor importante de impacto es el carácter excepcional del roadshow que llega a la ciudad. Por su carácter excepcional, “el roadshow permite la exposición en medios masivos de comunicación, muchas veces a costo cero”, recuerda Pablo Turletti. Elena Zurrón añade que, un evento que se hace en la calle puede conseguir una alta repercusión mediática, “convirtiéndose en una acción de happening que aumenta la notoriedad de la marca”.Rentabilidad. El roadshow suele tener, además de su objetivo de imagen, un objetivo de promoción o venta. De hecho, la fuerza del roadshow viene de su combinación de posibilidades: es un medio de imagen (la marca se muestra de manera muy visible en un punto concurrido de la ciudad), de experiencia de marca, y también de promoción y venta, por tanto varias acciones de marketing por un mismo coste. Asimismo, el uso de recursos locales (azafatas, animadores, promotores, personal técnico, etc.) permite disminuir costes. Para Elena Zurrón, “la presencia de la fuerza comercial de la empresa es otro factor importante que hay que contemplar”. La eficacia operativa es esencial en estos eventos que suelen ir de una ciudad a otra. Un montaje complejo afectaría la rentabilidad de la acción. Ansel García de Delfín Group destaca que “el montaje/desmontaje debe ser inferior a cinco horas o se multiplican gastos y reducen impactos”. Complementaridad ‘perfecta’ de la publicidad. La publicidad crea marca y comunica el posicionamiento… y el roadshow aporta el contacto directo con el producto, la posibilidad de verlo, tocarlo, vivir su experiencia. Es la manera perfecta de traer el producto y su experiencia a un público ya sensibilizado por la campaña publicitaria. Es el caso de ARS Network para el lanzamiento del Opel Meriva: la publicidad comunicaba la noción de flexibilidad del coche y el roadshow, que combinaba exposición del coche y espectáculo de acróbatas en zonas comerciales y de ocio, permitía al cliente el contacto directo.
A tener en cuenta...Por sus características itinerantes y, generalmente, en un lugar público, el roadshow es un evento complejo en el que cuidar la organización y la logística es esencial. Algunos aspectos clave:
Ubicación Seleccionar las localizaciones más apropiadas para captar la atención es vital. Según Marco Toscano, “los roadshows pueden dirigirse tanto a un público objetivo como al gran público y, en base a ello, se decidirá el lugar dónde se tiene que llevar a cabo.” Generalmente, los lugares tienen que ser de fácil acceso y con gran afluencia: centros comerciales, centros de las ciudades, playas, o siguiendo un tipo de evento deportivo (la vuelta a España, la liga...). La posibilidad de elegir los espacios, y por tanto de estar presentes durante unos días en un sitio muy concurrido o muy prestigioso, es una gran oportunidad de alto tráfico, como recuerda Ansel García: “El roadshow permite una movilidad asombrosa y permite llegar a cualquier sitio sin depender de los canales clásicos como ferias, centros comerciales, universidades, etc.”.Tramos horarios y períodos vacacionales. Además de una buena ubicación, es necesario seleccionar las horas, pero también las fechas de mayor afluencia, sean las playas en verano o zonas cercanas a los centros comerciales en un fin de semana.Originalidad de la acciónEntrar en una carpa o en un trailer, sea para probar un producto, visitar una exposición, asistir a una sesión informativa, por ejemplo, hace que el cliente experimente la marca de una manera diferente, vinculándola a conceptos de singularidad, experiencia y proximidad. A la vez, además de acercar la marca al consumidor, es importante buscar la originalidad, tanto en el contenido como en el continente. En ocasiones, no se requiere de un gran despliegue de medios, sino que una acción de roadshow aparentemente sencilla puede ser igual o más efectiva. Así la acción Nike Trial Van o la promoción de Swissair (ver casos) no representan aparentemente una gran complejidad, aunque consiguen impactar, hacer probar el producto y vivir la marca.Soportes y vehículosEl vehículo merece un esfuerzo especial, puesto que es a la vez el continente de la acción y un factor de atracción visual muy fuerte: todo el mundo se fijará en un gran trailer decorado y situado en un punto de tránsito elevado. El trailer es el más frecuente (como el trailer transformado en aula para la gira de Moulinex) aunque el autobús es otra opción (como el London Fashion Bus, un bus inglés transformado en showroom, que llevó la moda de Londres por todo el país). Las carpas hinchables permiten también un alto impacto visual y son relativamente fáciles de montar y desmontar, algo esencial en una gira. Un ejemplo es la carpa hinchable transparente de AS Montajes Efímeros para el road show del lanzamiento del Nissan Pathfinder (ver foto), con una superficie de 50 metros cuadrados y un sistema de acceso a través de una puerta de cremallera para evitar la fuga de aire. Otro soporte posible es el camión con pantalla integrada, como los que ofrecen SCP o StereoRent, que captan la atención y resaltan la acción.
A la hora de seleccionar el tipo de vehículo, es necesario valorar aspectos como el tamaño, tipo y cantidad de remolques (trailers), la cantidad de sitios a visitar, las distancias a recorrer, la adaptación interna (terminaciones, tipos de material, accesorios, etc.), el diseño y rotulación interna y externa, entre otros, como apunta Pablo Turletti. “Los vehículos más solicitados son aquellos que tienen mayor impacto visual a la vez que ostentan una alta flexibilidad en cuanto a su funcionalidad”, afirma. Hoy por hoy, se piden más aquellos vehículos que cumplen con el máximo tamaño permitido en las carreteras europeas, es decir, un remolque de 13,5 metros con un largo total máximo (incluida tractora) de 16,5 metros.Logística Como evento itinerante, que se desarrolla generalmente en la vía pública, el roadshow debe cumplir una serie de requisitos, desde los temas complejos de autorizaciones y permisos hasta aspectos de seguridad o de gestión de flujos. Como afirma Ana Rueda, “cualquier error en la ejecución del roadshow puede ser percibida por el público y este perdería la confianza en la marca”. Para Ángel Núñez “la gestión presupuestaria de un roadshow exige trabajar con un cierto colchón para que no se convierta en crisis una simple contingencia”.Lo que viene…El roadshow es sin duda un formato de marketing promocional al alza por todas las ventajas que presenta como la libertad en la movilidad y en la selección de localizaciones, porque cuenta con un target predispuesto a ‘empaparse’ de mensajes, y por la singularidad del medio y del contenido, que ayuda a aumentar el recuerdo de la marca en el público. En un roadshow hay que aprovechar el contacto directo no sólo para comunicar información, sino para despertar emociones a través de la experiencia de marca: se trata de ‘vivir el producto’. En lo que a nuevas tendencias en roadshow se refiere, Pablo Turletti destaca la eliminación del personal (cuanto más autónomo el display mejor), la eliminación de los costos de permisos y el uso cada vez mayor de profesionales del sector (como las empresas propietarias de los camiones). Por su parte, Ansel García habla del formato marketing de guerrillas con públicos muy segmentados; espacios cada vez más sorprendentes y originales; y campañas teaser largas con implementaciones cortas.

Fuente
http://www.eventoplus.com.ar/articlesdetail.php?id=17





DOUMECQ JUAN